Documentación necesaria para licitaciones públicas: checklist completo

Buena parte de las ofertas que no llegan a presentarse se quedan por el camino en el sobre administrativo: no da tiempo a reunir los papeles. Como casi todos se repiten de una licitación a otra, la manera de quitarse el problema de encima es tenerlos hechos antes de que salga el anuncio.

Documentación administrativa básica

Estos documentos los necesitarás en prácticamente todas las licitaciones:

1. Certificados tributarios

• El de estar al corriente con Hacienda, que se pide en la sede electrónica de la AEAT y vale 12 meses.
• El de la Seguridad Social, en la sede de la TGSS, con una vigencia más corta: 6 meses.

2. Documentos societarios

• Escritura de constitución de la sociedad
• Poderes del representante legal vigentes
• DNI/NIE del representante
• CIF de la empresa
• IAE (Impuesto de Actividades Económicas) — alta en los epígrafes correspondientes

3. Declaración responsable

La LCSP permite sustituir mucha documentación por una declaración responsable (DEUC — Documento Europeo Único de Contratación). Solo el adjudicatario tiene que presentar la documentación original completa.

Solvencia económica y financiera

La administración necesita verificar que tu empresa puede asumir económicamente el contrato:

• Las cuentas anuales de los 3 últimos ejercicios, depositadas en el Registro Mercantil.
• La cifra de negocios: lo habitual es exigir que la media anual de esos 3 ejercicios sea ≥ 1x el valor del contrato.
• Un seguro de responsabilidad civil profesional, casi siempre presente en los contratos de servicios.
• Y, según el pliego, un informe de entidad financiera sobre la capacidad de la empresa.

Solvencia técnica y profesional

Aquí es donde demuestras que puedes ejecutar el contrato:

• La relación de trabajos similares de los últimos 3-5 años, según el tipo de contrato.
• Los certificados de buena ejecución que hayan emitido los clientes, sean públicos o privados.
• Los medios técnicos de los que dispones: maquinaria, instalaciones, licencias de software.
• El equipo asignado, con los CV y las titulaciones del personal clave.
• Las certificaciones que pida el sector, del tipo ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 o ISO 45001.

El ROLECE: tu mejor aliado

El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado guarda toda esa documentación en un único sitio. Estando inscrito ya no hay que aportarla en cada licitación: el órgano de contratación consulta el registro y verifica los datos por su cuenta.

La inscripción es gratuita y telemática, pero la resolución tarda entre 2 y 3 meses. Ese plazo es lo que desaconseja dejarlo para cuando ya haya una licitación en curso.

Clasificación empresarial

En obras a partir de 500.000 € y en determinados servicios desde 750.000 € se exige además clasificación empresarial. La tramita la Junta Consultiva de Contratación Administrativa y vale 3 años.

Checklist descargable

Conviene repasarlo cada trimestre:

• Certificado de Hacienda, vigente
• Certificado de la Seguridad Social, vigente
• Escritura de constitución
• Poderes del representante
• CIF de la empresa y DNI del representante
• Epígrafes del IAE correctos
• Cuentas anuales de los últimos 3 años
• Seguro de RC profesional
• Relación de trabajos similares
• Certificados de buena ejecución
• CV del equipo técnico
• Certificaciones ISO, si el sector las pide
• ROLECE inscrito y actualizado
• Clasificación empresarial, si el contrato la exige
• Modelo de DEUC preparado